Yeni çalışan duyurusu kanunun aradığı bir belge değildir ama işverenin elinde iki ayrı hukuki risk taşır. Duyuruya giren her bilgi kişisel veri sayıldığı için 6698 sayılı Kanun’a, duyurunun yazıldığı tarih ise işe giriş bildirgesine ve olası bir hizmet tespiti davasına bağlanır.
Ad, unvan ve birim bilgisi genellikle sözleşmenin ifasıyla doğrudan ilgili olma şartına dayanılarak duyurulabilir; fotoğraf, doğum günü ya da önceki işyeri için ayrı bir belgeyle açık rıza gerekir ve aydınlatma metni ile rıza tek imzayla alınamaz. Çalışan, sigortalılık başlangıç tarihinden önce SGK’ya bildirilmelidir; duyuruda görünen daha erken bir başlama tarihi, geç bildirimin ve hizmet tespiti davasının delili olabilir.
İçindekiler10 başlık
Duyurunun Kişisel Veri Niteliği
Çalışanın adı, unvanı, birimi ve kurumsal e-postası kimliği belirli bir kişiye ait bilgidir, duyuru bir kişisel veri işleme faaliyetidir. İşlemenin hukuka uygun olması için Kanun’daki şartlardan birinin bulunması ve bilginin amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü kalması gerekir.[1]
Ad, unvan ve birim bilgisi için işverenin dayanağı genellikle sözleşmenin ifasıyla doğrudan ilgili olma şartıdır.[2] Fotoğraf, doğum günü, önceki işyeri ve aile bilgisi çoğunlukla bu şarta girmez. Bunlar için genellikle çalışanın açık rızası aranır, rıza yoksa veri kullanılmaz.
Borçlar Kanunu da aynı ölçüyü koyar. İşveren, işçiye ait kişisel verileri ancak işçinin işe yatkınlığıyla ilgili veya hizmet sözleşmesinin ifası için zorunlu olduğu ölçüde kullanabilir.[3]
Duyuru Hatalarının Hukuki Karşılığı
Aşağıdaki tablo duyurularda en sık görülen hataları, ihlal edilen hükümle birlikte gösteriyor.
| Duyurudaki hata | İhlal edilen hüküm | Sonuç |
|---|---|---|
| Fotoğraf ya da özgeçmiş bilgisi çalışana sorulmadan eklendi | 6698 m.5/1 (açık rıza) | Hukuka aykırı işleme, silme talebi |
| Aydınlatma metni verilmeden veri toplandı | 6698 m.10 | İdari para cezası (m.18/1-a) |
| Sağlık durumu, engellilik ya da sendika üyeliği duyuruya girdi | 6698 m.6/1 ve m.6/3 | Özel nitelikli veri ihlali |
| Duyuru şirket dışına ya da sosyal medyaya taşındı | 6698 m.8/1 ve m.4/2-c | Ayrı bir açık rıza gerekir |
| Duyuru ortak klasörde ya da herkese açık kanalda kaldı | 6698 m.12 | Veri güvenliği cezası (m.18/1-b) |
Kanunda aydınlatma yükümlülüğünün ihlali için 5.000 TL ile 100.000 TL, veri güvenliği yükümlülüğünün ihlali için 15.000 TL ile 1.000.000 TL arasında idari para cezası öngörülür.[4] Bu sınırlar her yıl yeniden değerleme oranında artırılır, güncel rakam Kurul duyurusundan teyit edilmelidir.[5]
Aydınlatma ile Açık Rızanın Ayrılması
Aydınlatma metni ile açık rıza metni iki ayrı belgedir ve tek imzayla ikisi birden alınamaz. Kişisel Verileri Koruma Kurulu, çalışanlardan hem aydınlatma hem rıza işlevi gören tek bir muvafakatname alan işverene aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmediği için 50.000 TL idari para cezası verdi. Aynı işveren, çalışanların kişisel ve özel nitelikli verilerini (parmak izi dahil) açık rıza olmadan işlediği, aktardığı ve veri güvenliği yükümlülüğüne aykırı davrandığı için ayrıca 200.000 TL ile cezalandırıldı.[6]
Kurul aynı kararda iki noktayı daha vurguladı. “Sayılanlarla sınırlı olmaksızın” ve “uygun görülen üçüncü kişilere” gibi kapsamı açık bırakan ifadeler rızayı geçersiz kılar. Rızayı imzalamayan çalışanın özlük dosyasını eksik saymak ise rıza vermeme imkanını ortadan kaldırdığı için verilen rızayı özgür irade ürünü yapmaz.
Duyuruda fotoğraf kullanılacaksa işveren önce aydınlatma yapar, sonra ayrı bir belgeyle yalnız fotoğraf ve yalnız belirli kanal için rıza ister. Çalışan hayır derse bunun hiçbir olumsuz sonucu olmamalıdır. Rızanın iş sözleşmesine madde olarak yazılması düşünülüyorsa sözleşme maddelerinin sınırı işveren için iş sözleşmesi örneği yazısında görülür.
SGK İşe Giriş Bildirgesinin Süresi
İşveren, çalışanı sigortalılık başlangıç tarihinden önce sigortalı işe giriş bildirgesiyle SGK’ya bildirmekle yükümlüdür. Sigortalılık ise çalışmaya başlanılan tarihte başlar.[7]
Kanun bazı istisnalar tanır. İnşaat, balıkçılık ve tarım işyerlerinde bildirge en geç çalışmaya başlatıldığı gün verilebilir. Ayrıca ilk kez işyeri bildirgesi verilen işyerlerinde, ilk sigortalı çalıştırma tarihinden itibaren bir ay içinde işe başlayanlar için bildirgenin o bir aylık sürenin sonuna kadar verilmesi yeterlidir.[8]
Duyuru bu süreyi etkilemez. İşe başlama günü sabah yapılan duyuru ile öğleden sonra verilen bildirge arasındaki fark, bildirimin geç yapıldığını gösteren en basit kayıttır.
Bildirimin Geç Yapılmasının ve Hiç Yapılmamasının Cezası
Ceza, bildirgenin süresinde verilmemesi halinde işçi başına asgari ücret tutarındadır. Eksikliğin SGK denetiminden ya da başka bir kurumun tespitinden anlaşılması halinde ceza iki katına, bir yıl içinde tekrarında beş katına çıkar.[9] Brüt asgari ücretin 33.030 TL olduğu dönemde tutarlar şöyledir:
| Durum | Katsayı | İşçi başına ceza |
|---|---|---|
| İşveren geç bildirimi kendisi yaptı | 1 asgari ücret | 33.030 TL |
| Bildirimsiz çalıştırma denetimle tespit edildi | 2 asgari ücret | 66.060 TL |
| Bir yıl içinde tekrar tespit edildi | 5 asgari ücret | 165.150 TL |
Uygulamada brüt asgari ücret esas alındığı için asgari ücret değiştiğinde tutarlar da değişir. Çalışan kendi adına da SGK’ya bir ay içinde bildirim yapabilir ve bildirmemesi aleyhine delil sayılmaz.[10]
Duyuru Tarihinin Hizmet Tespitinde Delil Olması
İşverenin kendi yazışmaları, çalışanın SGK kaydında görünen başlangıç tarihinden daha erken bir başlama gününü gösterebilir ve mahkeme bunu delil olarak değerlendirir. Yargıtay 10. Hukuk Dairesi, bir hizmet tespiti davasında işyerinin sosyal medya hesabındaki kurs tanıtımını, öğretmenler odasına gönderilen toplantı mesajlarını ve tanık beyanlarını birlikte inceledi.[11]
Davada çalışan 18 Temmuz’da başladığını söylüyordu, SGK kaydı ise 3 Ekim’den itibaren görünüyordu. İlk derece mahkemesi mesajlardaki ilk tarih olan 19 Temmuz’u esas aldı. Daire, işyerinin “Yaz Kursumuz 18 Temmuz’da başlıyor” paylaşımını ve 18 Temmuz’un pazartesi gününe denk geldiğini dikkate almayan bu hükmü bozdu.[12]
Karar bir yeni çalışan duyurusuna ilişkin değildir ama ilke aynıdır. Mesaj, e-posta ve tanıtım paylaşımı HMK anlamında belgedir ve çalışmanın başladığı günü gösteriyorsa bildirge tarihine karşı kullanılabilir.[13] Hizmetin geçtiği yılın sonundan başlayarak beş yıl içinde bu dava açılabilir.
Başlama tarihinin üç sonucu vardır.
- Altı aylık kıdem, otuz işçi eşiğiyle birlikte iş güvencesi korumasını doğurur.[14]
- Yıllık izin hakkı deneme süresi dahil bir yıllık çalışmayla doğar.[15]
- Deneme süresinin bitişi de aynı güne bağlıdır.
Duyuru, bildirge ve sözleşmedeki tarih bu yüzden aynı olmalıdır.
İş Sözleşmesi ve Deneme Süresinin Duyuruya Yansıması
Bir yıl ve daha uzun süreli iş sözleşmesi yazılı yapılır. Yazılı sözleşme yoksa işveren genel ve özel çalışma koşullarını, çalışma süresini, ücreti ve fesih hükümlerini gösteren belgeyi en geç iki ay içinde işçiye vermek zorundadır.[16] Duyuru bu belgenin yerini tutmaz.
Deneme kaydı taraflarca sözleşmeye konulduğunda doğar ve süresi en çok iki aydır, toplu iş sözleşmesiyle dört aya çıkabilir.[17] Duyuru işverenin tek taraflı beyanıdır, bir deneme kaydı kurmaz. Duyuruda “deneme sürecindedir” yazmak ise çalışanı ekip önünde geçici gösterir ve kişilik hakkı bakımından gereksiz bir risk yaratır.[18]
Yeni Çalışan Duyurusu Örnekleri
İlk metin yalnız ilgili birime gider ve çalışanın rızasını gerektirmeyen bilgilerle sınırlıdır. İkinci metin, çalışanın fotoğraf kullanımına verdiği ayrı onayın kaydıdır ve duyurunun parçası değildir.
İÇ DUYURU
Tarih: [gün.ay.yıl]
Dağıtım: [Birim adı] çalışanları
Konu: Yeni görevlendirme
[Ad Soyad], [gün.ay.yıl] tarihinde SGK işe giriş bildirgesi verilerek [birim adı] biriminde [unvan] görevine başlamıştır. Çalışma arkadaşımız, [işin kısa tanımı] konusunda sizinle birlikte çalışacaktır.
İşle ilgili yazışmalar için [kurumsal e-posta] adresini kullanabilirsiniz. Bu duyuru yalnız birim çalışanlarına gönderilmiştir, başka kanallara iletilmemesi rica olunur.
[Yönetici adı soyadı]
[Unvan]
FOTOĞRAF KULLANIMINA İLİŞKİN AÇIK RIZA
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamındaki aydınlatma metnini [tarih] tarihinde okuyup teslim aldığımı beyan ederim.
Fotoğrafımın yalnızca [kanal adı, ör. şirket içi portal] üzerinde, [işe başlama duyurusu] amacıyla ve [süre] boyunca kullanılmasına özgür irademle onay veriyorum. Onayı dilediğim zaman geri çekebileceğimi, vermemin ya da geri çekmemin çalışma koşullarımı etkilemeyeceğini biliyorum.
Ad Soyad:
Tarih:
(İmza)
Uyuşmazlıkta İşverenin Dosyasında Bulunması Gereken Belgeler
Çalışanın itirazı ya da SGK denetimi geldiğinde, aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirildiğini ve bildirgenin süresinde verildiğini kanıtlamak işverene düşer. Aydınlatma mükellefiyeti kamera kaydı gibi izleme uygulamalarında da gündeme gelir; işyerinde kamerayla izleme başlığında ayrıca işlenir. Kurul yukarıdaki kararda, savunmaya aydınlatma metninin eklenmemesini de gözetti.
- Duyurudan önce teslim edilmiş ve imzalanmış aydınlatma metni
- Fotoğraf gibi ek kullanımlar için ayrı ve konusu belirli açık rıza belgesi
- İşe giriş bildirgesinin SGK onaylı çıktısı ve verildiği tarih
- Duyuru metni, gönderim tarihi, gönderilen kişi listesi ve kanal bilgisi
- Silme talebi gelirse otuz gün içinde verilen yazılı cevap
Yeni Çalışan Duyurusuyla İlgili Sık Sorulan Sorular
İşverenlerden en sık gelen sorular şunlardır.
Buradaki bilgiler genel niteliktedir, her işyerinin sözleşmeleri, iç düzenlemeleri ve sektörü farklı sonuçlar doğurabilir. Bir idari para cezası, silme talebi ya da hizmet tespiti uyuşmazlığıyla karşılaşıldığında belgelerle birlikte bir avukattan görüş alınması yerinde olur.
Kaynaklar
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.4/2-ç ve m.5/2 ↩
- 6698 sayılı Kanun m.5/2-c ↩
- 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu m.419 ↩
- 6698 sayılı Kanun m.18/1-a ve m.18/1-b ↩
- 5326 sayılı Kabahatler Kanunu m.17/7 ↩
- Kişisel Verileri Koruma Kurulu, 20.05.2020 tarihli ve 2020/404 sayılı karar. Cezalar kararın verildiği tarihteki sınırlara göre uygulanmıştır. ↩
- 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu m.7/1-a ve m.8/1 ↩
- 5510 sayılı Kanun m.8/1 (a) ve (b) bentleri ↩
- 5510 sayılı Kanun m.102/1-a-1, a-2 ve a-3 ↩
- 5510 sayılı Kanun m.8/2 ↩
- Yargıtay 10. Hukuk Dairesi, E.2026/3364 K.2026/5165, 21.04.2026 ↩
- Aynı karar. Dava 5510 sayılı Kanun m.86/9 uyarınca açılmış hizmet tespiti davasıdır. ↩
- 6100 sayılı Hukuk Muhakemeleri Kanunu m.199 ↩
- 4857 sayılı İş Kanunu m.18/1 ↩
- 4857 sayılı Kanun m.53/1 ↩
- 4857 sayılı Kanun m.8/2 ve m.8/3 ↩
- 4857 sayılı Kanun m.15/1 ↩
- 6098 sayılı Kanun m.417/1 ↩