İşçi Özlük Dosyası: Belgeler, Saklama Süresi ve Davadaki Delil Değeri

Özlük dosyası, işverenin çalıştırdığı her işçi için tuttuğu ve işçinin kimlik bilgileriyle birlikte kanunlar gereği düzenlemek zorunda olduğu belge ve kayıtları barındıran dosyadır.^[1] Dosya iç düzen aracından fazlasıdır, çünkü iş davasında işverenin elindeki en önemli kayıt kaynağı çoğu zaman budur.

Kanun dosyanın içeriğini tek tek saymaz; yazılı iş sözleşmesi, işe giriş bildirgesi, imzalı ücret hesap pusulası ve fesih bildirimi gibi belgelerin dayanağı farklı kanunlara dağılmıştır. Dosyanın tamamı için tek bir saklama süresi yoktur, ancak sosyal güvenlik kayıtları on yıl saklanır ve işçilik alacaklarında zamanaşımı beş yıl olduğu için belgeler erken atılmamalıdır. İşçi kendi dosyasındaki verilere işverene başvurarak ulaşabilir, işveren talebi en geç otuz gün içinde ücretsiz sonuçlandırır.

Özlük Dosyasının Kanuni Dayanağı

İş Kanunu’nun 75. maddesi işverene iki yükümlülük getirir. Birincisi her işçi için dosya düzenlemek, bu dosyada kanunlar gereği tutulması gereken her belge ve kaydı saklamak ve istendiğinde yetkili memur ve mercilere göstermektir.^[2]

İkincisi işçi hakkında edinilen bilgileri dürüstlük kurallarına ve hukuka uygun kullanmak, gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamaktır.^[3] Türk Borçlar Kanunu da aynı yönde çalışır ve işverenin işçi verilerini yalnızca işe yatkınlıkla ilgili ya da sözleşmenin ifası için zorunlu ölçüde kullanabileceğini söyler.^[4]

Kanun dosyanın içeriğini tek tek saymaz. Belgeler 4857, 5510 ve diğer kanunlara dağılmış durumdadır, 75. madde bunların tek dosyada toplanmasını ve ibraza hazır tutulmasını ister.

Dosyada Bulunan Belgeler ve Dayanakları

Aşağıdaki tablo dosyanın çekirdeğini, kanunda açık dayanağı olan belgelerle birlikte gösteriyor. Dayanağı “uygulama” olarak yazılan belgeler için kanunda ayrı bir tutma hükmü bulunmuyor, ama uyuşmazlıkta işverenin işine yarayan kayıtlardır. Ücretin elden ödendiği iddiasında hangi kayıtların işe yaradığı elden maaş davasındaki delil listesinde ayrıca sıralanır.

İş sözleşmesi bir yıl ve daha uzun süreliyse yazılı yapılması zorunludur. Yazılı sözleşme yoksa işveren çalışma koşullarını gösteren yazılı bir belgeyi en geç iki ay içinde işçiye vermelidir.^[5]

Dosyanın Düzenlenmesi ve Saklama Süresi

Dosyayı üç bölüme ayırmak ibraz sırasında zaman kazandırır. Birinci bölüm işe giriş belgelerini, ikinci bölüm çalışma süresince oluşan imzalı kayıtları, üçüncü bölüm ayrılış belgelerini taşır.

İş Kanunu 75. maddede dosyanın tamamı için tek bir saklama süresi öngörmez. Sosyal güvenlik tarafında ise işyeri defter, kayıt ve belgeleri, ilgili olduğu yılı takip eden yıl başından başlayarak on yıl saklanır ve Kurum istediğinde on beş gün içinde ibraz edilir.^[6]

İşçilik alacaklarında zamanaşımı ayrıca önem taşır. Yıllık izin ücreti, kıdem tazminatı ve bildirim şartına uyulmadan yapılan fesihten doğan tazminat için süre beş yıldır.^[7] Belgeleri bu sürenin çok altında atmak, olası bir davada işvereni savunmasız bırakır.

Dosya Düzenlerken Sık Yapılan Hatalar

• İmzasız ya da tarihsiz izin ve tutanak belgeleri
• İşçiye verilen belgenin kopyasının dosyada bulunmaması
• Savunması alınmamış disiplin kayıtları
• Sağlık, sendika üyeliği gibi hassas bilgilerin herkesin ulaşabildiği ortamda tutulması
• Ayrılan işçinin dosyasının işyeri taşınırken ya da arşiv değişirken kaybolması

Davada Özlük Dosyasının Delil Değeri

İş mahkemeleri uyuşmazlıkta işçinin özlük dosyasını işyerinden ister. Yargıtay 9. Hukuk Dairesi, işçiye ait özlük dosyası dava dosyasında yer almadığı için iki ayrı dosyayı eksikliğin giderilmesi amacıyla bölge adliye mahkemesine geri çevirmiştir.^[8]

Bu kararlar esasa ilişkin değil, yalnızca eksik evrakın tamamlanmasına ilişkin ara işlemlerdir. Yine de temyiz incelemesinin özlük dosyası olmadan yapılmak istenmediğini gösterir.

Belge işverenin elindeyse ve davada gerekliyse işçi onun ibrazını isteyebilir. Mahkeme gerekli görürse kesin süre verir, işveren belgeyi vermez ve kabul edilebilir bir mazeret de göstermezse mahkeme belgenin içeriği konusunda diğer tarafın beyanını kabul edebilir.^[9]

İşverenin elindeki belgeyi “bulamıyorum” demesi de kolay geçmez. Belgenin elinde olduğunu inkar eden tarafa, belgenin elinde bulunmadığına ve özenle aramasına rağmen bulamadığına dair yemin teklif edilir.^[10]

İşçinin Kendi Dosyasına Erişimi

İşçi, özlük dosyasındaki kişisel verileri bakımından veri sorumlusu olan işverene başvurarak verilerinin işlenip işlenmediğini, hangi amaçla işlendiğini ve kimlere aktarıldığını öğrenebilir. Eksik ya da yanlış veriler için düzeltme isteyebilir.^[11]

Başvuru yazılı olarak ya da Kurulun belirlediği diğer yöntemlerle yapılır ve işveren talebi en geç otuz gün içinde ücretsiz sonuçlandırır.^[12] Cevap yetersizse ya da verilmezse işçi, cevabı öğrendiği tarihten itibaren otuz, her halde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikayette bulunabilir.^[13]

Dosyanın üçüncü kişilere gönderilmesi ayrı bir sorun yaratır. Eski işveren, özel yazışmalar ve işten ayrılma dilekçesi ile ödeme belgeleri içeren özlük dosyasını işçinin yeni işverenine kendiliğinden göndermişti.^[14]

İlk derece mahkemesi manevi tazminat talebini ret etmişti. Yargıtay bu ret kararını bozdu, gönderimin işçiyi rahatsız etme ve doğruyu söylemeyen biri gibi gösterme amacı taşıdığını ve manevi tazminat gerektirdiğini belirtti. Sonuç olayın somut koşullarına bağlıdır, dosyanın işverenin kendi inisiyatifiyle gönderilmesi kararda belirleyici olmuştur. Çalışan kişisel verilerinin işyerinde duyurulması konusu yeni çalışan duyurusunda KVKK sınırı yazısında işleniyor.

Dava Öncesi Hazırlık Listesi

Özlük dosyası bir uyuşmazlığa gidiyorsa işveren ve işçi tarafı için ortak bir mantıkla hazırlık yapılabilir.

1. İş sözleşmesi ve eklerinin imzalı örnekleri
2. Ücret hesap pusulaları ve banka dekontları
3. Kullanılan izinlere ait imzalı formlar
4. Uyarı, savunma ve fesih yazıları ile tebliğ kayıtları
5. İşçinin kendi elindeki kopyalar ve e-posta yazışmaları

Sık Sorulan Sorular

Bu yazı genel bilgi niteliğindedir. Elinizdeki belgeler ve dava ya da başvuru kararı için, süreler işlemeden önce bir avukata danışmanız yerinde olur.