Devamsızlık Tutanağının Delil Değeri ve Savunma İsteme Yazısı

Devamsızlık tutanağı, işçinin izinsiz işe gelmediği günü işveren adına tespit eden bir belgedir ve mahkemede tek başına kesin delil sayılmaz. Değerini, altındaki imzaların sahipleri tanık olarak doğruladığında ve tutanak işyerinin diğer kayıtlarıyla çelişmediğinde kazanır.

Tutanak değerini imzacıların tanık olarak doğrulamasıyla kazandığından her devamsızlık günü için ayrı tutanak tutulur, yanlış yazılan bir tutanak üzerinde düzeltilmez, yenisi düzenlenir. Devamsızlık nedeniyle haklı fesihte savunma almak kanunen şart değildir, ama fesih hakkı öğrenmeden itibaren altı iş günü içinde kullanılmalıdır.

Devamsızlık Tutanağının Mahkemedeki Değeri

İşçinin imzasını taşımayan bir tutanak, işveren tarafının kendi hazırladığı tek taraflı bir belgedir. Mahkeme bu belgeyi imzacıların tanık beyanı ve dosyadaki diğer kayıtlarla birlikte serbestçe takdir eder.

Yargıtay, tutanakta imzası bulunan tanığın duruşmada dinlendiği ama tutanağın kendisine gösterilmediği bir dosyada kararı bozdu. Daireye göre tanığa imzanın kendisine ait olup olmadığı ve tutanak içeriğini bilip bilmediği sorulmadan feshin hangi tarafça yapıldığı belirlenemezdi.^[1]

İmzacıların hiç dinletilmemesi daha ağır sonuç doğurur. İlk derece mahkemesi, tutanak imzacılarını tanık göstermeyen ve başka belge sunmayan işverenin haklı feshi ispatlayamadığını kabul ederek kıdem ve ihbar tazminatına hükmetti, Yargıtay bu kararı onadı.^[2]

Tutanağa imza atan herkes ileride tanık olarak çağrılabilir. Bu yüzden imzacı, devamsızlığı bizzat gören ve yıllar sonra da ulaşılabilecek biri olmalıdır.

Tarih Çelişkisinin Tutanağa Etkisi

Tutanağın tarihi, işyerinin diğer kayıtlarıyla aynı olayı anlatmak zorundadır. SGK işten ayrılış bildirgesi devamsızlık günlerinden önceki bir tarihi gösteriyorsa tutanak, fesihten sonra hazırlanmış izlenimi verir.

Yargıtay’ın incelediği bir dosyada işçinin çıkışı SGK’ya önce 23, sonra 24 Şubat olarak bildirilmiş, tutanaklar ise 25, 26 ve 28 Şubat günleri için tutulmuştu. Alt mahkemeler tutanakları işçinin kabul etmediği tek taraflı belgeler sayarak itibar etmedi, Daire de işverenin fesihle ilgili temyiz itirazlarını yerinde görmedi ve kararı yalnız bazı ücret alacakları yönünden bozdu.^[3]

Tutanağın yanında dosyaya giren kayıtlar ve en sık görülen çelişkiler aşağıda eşleştirildi.

Tutanağın Düzenlenme Sırası

Sağlam bir tutanak, işçinin o gün gelmeyeceği netleştikten sonra ve aynı gün içinde hazırlanır. Aşağıdaki sıra, mahkemede en çok sorgulanan noktaları baştan kapatır.

1. Vardiya başlangıcında işçinin işbaşı yapmadığını amiri not eder ve saatini yazar.
2. İşçiye telefon, mesaj ya da e-posta ile ulaşılmaya çalışılır, her denemenin saati ve sonucu kaydedilir.
3. İnsan kaynakları o gün için verilmiş bir izin ya da SGK sistemine düşmüş bir istirahat raporu olup olmadığını kontrol eder.
4. Mesai bitimine yakın tutanak düzenlenir, kontrol sonuçları tutanağa ayrıca yazılır.
5. Düzenleyen ile işçinin yokluğunu görebilecek konumdaki iki çalışma arkadaşı imzalar, her imzanın yanına ad, görev ve birim yazılır.
6. Tutanağa sıra numarası verilir, aynı gün taranıp kurumsal e-postayla kayda alınır.

Her devamsızlık günü için ayrı tutanak tutulur. Yanlış yazılan bir tutanak üzerinde düzeltilmez, yenisi düzenlenir ve eskisi iptal notuyla saklanır, çünkü üzerinde oynanmış bir belge tanık beyanını da zayıflatır.

Hekimlerin düzenlediği istirahat raporları SGK’ya elektronik olarak iletilir ve işveren bunları SGK’nın vizite uygulamasından izleyebilir. Sistemde raporu görünen bir gün için tutanak tutmak, işverenin bilebileceği bir mazereti görmezden geldiği izlenimini yaratır.

İşçinin Tutanağa İtirazı ve İmzadan Kaçınma

Devamsız işçi o gün işyerinde olmadığı için tutanağı imzalayamaz. Tutanağın bir örneği işçiye ya döndüğü gün imza karşılığı verilir ya da savunma isteme yazısının ekinde gönderilir.

İşçi tutanağı imzalamak zorunda değildir. İmzalayacaksa altına “okudum, kabul etmiyorum” yazıp kısa gerekçesini eklemesi gerekir, çünkü çekincesiz imza tutanaktaki tespiti kabul ettiği şeklinde yorumlanabilir.

İmzadan kaçınmanın da bir usulü vardır. İş Kanunu’na göre yazılı bildirimi imzalamayan kişi için durum o yerde tutanakla tespit edilir.^[4] Bu kural savunma isteme yazısı ve fesih bildirimi gibi işçiye yapılan bildirimler içindir, devamsızlık tutanağının düzenlenme biçimini değiştirmez.

Tutanağa karşı işçinin elindeki deliller çoğu zaman telefonundadır. Amire gönderilen mazeret mesajı, arama kaydı ya da işyerine alınmadığını gösteren bir yazışma tutanağın inandırıcılığını sarsar. Kapıdan çevrildiğini düşünen işçinin bunu noter ihtarnamesiyle işverene bildirmesi, sonradan gelecek “işe gelmedi” savunmasına karşı tarihli bir kayıt bırakır.

Mazeret Bildiriminde Kanal ve Zamanlama

Mazeretin varlığı kadar işverene ne zaman ve hangi yolla bildirildiği de önem taşır. İşçi, işe gidemeyeceğini anladığı anda amirine yazılı bir kanalla haber vermeli ve belgesini ilk fırsatta iletmelidir.

• Hastalık: Raporun fotoğrafı mesajla gönderilir, aslı dönüşte imza karşılığı teslim edilir.
• Ani ailevi olay: Durum aynı gün mesaj ya da e-postayla bildirilir, resmi belge sonradan eklenir.
• Yol kapanması ya da afet: Resmi duyurunun ekran görüntüsü saklanır ve bildirime eklenir.
• İşyerine alınmama: İşe başlamaya hazır olunduğu noter ihtarnamesiyle bildirilir.

Sözlü bildirim geçersiz değildir ama ispatı zordur. İşveren mazereti bildiği halde tutanak tutmuşsa, bunu gösteren yazılı iz işçinin en güçlü delili olur.

Savunma İsteme Yazısında İçerik, Tebliğ ve Süre

Devamsızlık sonrası gönderilen savunma isteme yazısı, işçiye hangi günlerde gelmediğinin bildirildiği ve mazeretinin sorulduğu belgedir. 25/II-g şartlarına uygun bir fesih için savunma kanunen şart değildir, ancak gün sayısı mahkemede tartışmalı çıkarsa geçerli fesih yolunu açık tutar.^[5]

Yazıda devamsızlık günleri tarihleriyle tek tek sayılır, ilgili tutanaklar eklenir ve işçiden mazeretini belgeleriyle sunması istenir. Savunmanın nereye ve hangi yolla verileceği ile süre içinde cevap gelmezse ne olacağı da açıkça yazılır.

Tebliğ yolu, işçinin işyerinde olmamasına göre seçilir. Noter ihtarnamesi Tebligat Kanunu hükümlerine göre tebliğ edilir ve tarihli bir kayıt bırakır.^[6]

Kayıtlı elektronik posta (KEP) ile gönderim ise ancak işçinin önceden yazılı kabulü varsa geçerli bildirim sayılır. Bu imkan 20.07.2025 tarihli 7555 sayılı Kanunla eklendi ve KEP maliyeti işverene aittir.^[7]

Savunma süresini kanun belirlemez, işçinin belgelerini toplayabileceği makul bir süre verilir. Bu süre feshin zamanlamasıyla bağlantılıdır, çünkü haklı fesih hakkı öğrenmeden itibaren altı iş günü içinde kullanılmalıdır.^[8]

Yargıtay, savunma almanın son araştırma işlemi olduğu bir haklı fesih dosyasında altı iş günlük sürenin savunmanın alındığı gün kesilip yeniden başladığını kabul etti.^[9] Bu, savunma süresini uzatmak için bir gerekçe değildir. Savunma gelir gelmez ya da süre dolar dolmaz kararın verilmesi en güvenli yoldur.

Devamsızlık Tutanağı Örnek Metni

Aşağıdaki metin her devamsızlık günü için ayrı ayrı kullanılmak üzere hazırlandı. Köşeli parantezleri doldurun, kontrol edilmemiş bir satırı tutanakta bırakmayın.

Savunma İsteme Yazısı Örnek Metni

Yazı son devamsızlık gününden sonra ve altı iş günlük süre dolmadan gönderilmelidir. Noter kanalıyla gönderilecekse tutanakların örnekleri ihtarnameye eklenir.

Devamsızlık Tutanağına İlişkin Sorular

Tutanak ve savunma yazısıyla karşılaşanların en sık sorduğu konular şunlar.

Bu yazı genel bilgi amacı taşır ve her dosyanın olayları farklıdır. Bir tutanağa ya da savunma yazısına cevap vermeden önce belgelerinizi bir avukata gösterin.